Sjekkliste for rettigheter og samtykke før du bestemmer deg for opptak

Hvorfor sjekklisten kommer før kameraene

Når en arrangør ringer og spør om du kan filme en konsert, er det fristende å begynne med utstyret: hvor mange kameraer, hvilken lyd, hvor lang tid. Det er riktig rekkefølge for en produksjonsplan, men feil rekkefølge for en beslutning. Før du sier ja, trenger du å vite om opptaket i det hele tatt kan gjøres på en ryddig måte.

Jeg underviser i dette i første modul, og erfaringen er at de fleste problemer som dukker opp etter et opptak, kunne vært oppdaget i en samtale i forkant. Sjekklisten under er ment som et verktøy du går gjennom alene eller sammen med arrangøren, med penn i hånden, mens du fortsatt står fritt til å takke nei.

Hvem har rett til å si ja til opptaket

Begynn med å finne ut hvem som faktisk kan gi tillatelse. En konsert består av flere ledd: arrangøren som leier lokalet og setter sammen programmet, artistene eller bandene på scenen, og eventuelt komponister og tekstforfattere bak det som spilles. Arrangøren kan ofte avgjøre om det filmes i lokalet, men den kan ikke alltid svare for utøverne.

Spør derfor konkret: hvem har inngått avtale med artistene, og står det noe der om opptak? Be om å få se avtalen eller en skriftlig bekreftelse fra den som har ansvaret. Et muntlig «det går fint» fra en frivillig i døra er ikke nok til å planlegge etter. Noter navn, rolle og dato for hver bekreftelse du får.

• Hvem er arrangør, og hvem har avtale med utøverne?
• Gjelder tillatelsen opptak, eller bare tilstedeværelse?
• Er svaret skriftlig, og hvem har gitt det?

Samtykke fra de som står på scenen

Selv om arrangøren sier ja, må hver enkelt utøver vite at de blir filmet og hva opptaket skal brukes til. Samtykke betyr at personen har fått en reell forklaring og kunne ha sagt nei. Det er særlig viktig med korps, kor, ungdomsgrupper og band med mange medlemmer, der det lett glipper at én person ikke var spurt.

Lag et enkelt samtykkeskjema med tre punkter: hva som filmes, hvor opptaket vises, og hvor lenge det lagres. La utøverne lese det i ro, gjerne før lydprøven, ikke i garderoben ti minutter før de går på. Hvis noen reserverer seg, må planen tåle det, for eksempel ved at kameraene unngår vedkommende eller at et nummer utelates.

• Forklar formål, visning og lagringstid i vanlig språk.
• Del ut skjemaet i god tid før opptredenen.
• Avklar hva som skjer hvis noen ikke vil være med.

Publikum, frivillige og det som ikke er scenen

Opptaket fanger ikke bare scenen. Publikum kommer i bildet, og det samme gjør frivillige som står i baren eller ved inngangen. Her gjelder andre regler enn for utøverne, og det enkleste er å begrense hva som vises. Planlegg kameravinkler som holder fokus på scenen, og unngå nærbilder av publikum som ikke har sagt ja.

Et tydelig skilt ved inngangen om at arrangementet filmes er et minimum. Fortell også de frivillige hva som skjer, slik at de kan svare om en gjest spør. Hvis opptaket skal deles bredt, bør du vurdere om de som er tydelig gjenkjennelige har fått mulighet til å reservere seg, eller om klippene kan redigeres slik at de ikke vises.

Hva som skal skrives ned før du sier ja

Når svarene foreligger, samle dem på ett sted. Et lite dokument med arrangørens bekreftelse, utøvernes samtykker, avtalt bruk av opptaket og kontaktperson for spørsmål gjør at du kan gå tilbake og se hva som ble avtalt, også et år senere. Det er også dokumentet du viser frem hvis noen i ettertid stiller spørsmål.

Skriv også ned det som ikke er avklart. Mangler det samtykke fra ett av banda, eller er det uklart om lokalet tillater opptak? Da er svaret ditt ikke ja ennå. Det er helt greit å si «ja, hvis dette er på plass innen avtalt dato». En betinget avtale er bedre enn en antagelse som viser seg å være feil midt i en produksjon.

• Arrangørens skriftlige bekreftelse
• Signerte samtykker fra utøverne
• Avtalt bruk, visning og lagring
• Åpne punkter med ansvarlig og frist

Når svaret bør være nei

Noen ganger holder ikke grunnlaget. Hvis ingen kan si hvem som har avtalen med utøverne, hvis samtykker mangler og ikke lar seg skaffe, eller hvis arrangøren vil bruke opptaket til noe som ikke er avklart, er det riktig å vente eller si nei. Det kan føles ubehagelig, men det er bedre enn å bygge en hel produksjon på noe som kan falle bort.

Et nei trenger ikke å være endelig. Forklar hva som mangler, og tilby å ta det opp igjen når det er på plass. De fleste arrangører setter pris på at noen tar det alvorlig, og mange har ikke tenkt på hele bildet før de blir spurt. Det er ofte her et godt samarbeid begynner, fordi begge parter vet hva som gjelder.

Sjekklisten handler om å ta beslutningen i riktig rekkefølge: først hvem som kan tillate opptaket, så hvem som har samtykket, så hva som er skrevet ned. Når de tre er på plass, kan du planlegge kameraer og lyd med god samvittighet. Mangler noe, venter du. Det er dette vi øver på i første modul av kurset, med konkrete eksempler du kan bruke ved neste arrangement.