Slik sjekker du rettigheter før du planlegger opptaket

Start med å finne ut hvem som eier hva

Før du tenker på kameraer og stativer, må du vite hvem som kan si ja til at konserten filmes. Det er sjelden bare én part. Arrangøren eier ofte selve arrangementet, artistene har rettigheter til fremføringen, og komponister og tekstforfattere har egne rettigheter til musikken. Dessuten kan lokalet ha egne regler for opptak.

Begynn derfor med en enkel oversikt på ett ark. Skriv opp arrangør, spillested, alle som opptrer og eventuelle gjesteartister. Ved siden av hvert navn noterer du hvem som er kontaktperson, og om du allerede har fått noe skriftlig. Slike oversikter tar en halvtime å lage, men sparer deg for mange misforståelser senere.

Jeg ber alle kursdeltakere gjøre dette som første oppgave, også når konserten er liten og alle kjenner hverandre. Det er nettopp i de små, uformelle sammenhengene at ting blir antatt i stedet for avklart.

• Arrangør og spillested
• Artister og eventuelle gjester
• Rettighetshavere til musikken
• Egne regler for opptak i lokalet

Be om skriftlig tillatelse, ikke bare et nikk

Muntlig enighet er et godt utgangspunkt, men det er ikke nok når opptaket skal brukes etterpå. Be om en kort skriftlig bekreftelse fra arrangøren og fra hver artist eller bandleder. Den trenger ikke være lang, men den bør si hva som skal filmes, hvem som filmer, og hva opptaket skal brukes til.

Et enkelt skjema fungerer fint. Det inneholder dato og sted, navnet på arrangementet, hvem som gir tillatelse, og hva tillatelsen omfatter. Legg til en linje om hvor lenge opptaket kan ligge tilgjengelig, og om det kan deles videre. Be om underskrift, gjerne på papir i garderoben eller som bilde av et signert ark.

Ta vare på alle bekreftelsene samlet med produksjonsplanen. Hvis noen senere lurer på hva som ble avtalt, finner du svaret raskt, og du slipper å lete i gamle meldinger.

• Hva som filmes og av hvem
• Hva opptaket skal brukes til
• Hvor lenge det kan være tilgjengelig
• Signatur og dato

Samtykke fra deltakere og publikum

Når kameraet peker mot scenen, havner også andre i bildet. Korister, tilleggsmusikere, dansere og teknikere på scenen har alle rett til å vite at de blir filmet. Samtykket bør innhentes før opptaket, ikke etter at noen oppdager seg selv i en video.

For publikum er det vanlig å gi beskjed på forhånd. Heng opp tydelige plakater ved inngangen og nevn opptaket i invitasjonen. Plasser kameraene slik at publikum ikke fyller bildet i nærbilde, og avtal med arrangøren hvor de som ikke vil filmes, kan sitte.

Marte Eikeland, som veileder i dette på kurset, minner ofte om at samtykke skal være frivillig. Den som sier nei, skal kunne si nei uten at det blir et problem. Da må du ha en plan for hvordan du unngår å få vedkommende med i bildet.

• Egen bekreftelse fra alle på scenen
• Plakat ved inngangen
• Egen sone uten kamera i salen

Slik legger du rettighetssjekken inn i planleggingen

Rettighetssjekken hører hjemme tidlig i planen, før du bestiller utstyr eller avtaler mannskap. Mange venter for lenge og oppdager først to dager før konserten at en artist ikke ønsker opptak. Da er det for sent å endre noe uten stress.

Sett opp en enkel rekkefølge. Først avklarer du med arrangøren. Deretter sender du forespørsel til artistene, gjerne via bandleder. Når svarene er inne, oppdaterer du planen: hvilke deler av programmet kan filmes, og hvilke kan ikke. Det kan hende at bare noen låter er godkjent, og da må kameraplanen følge det.

Sett også en frist for svar, og avtal hvem som følger opp dem som ikke har svart. En tydelig ansvarlig person gjør denne delen langt enklere, særlig i frivillige miljøer der alle har flere oppgaver.

• Arrangør først, artister deretter
• Oppdater planen når svarene kommer
• Utpek én som følger opp

Vanlige spørsmål du bør ha svar på

Noen spørsmål dukker opp hver gang. Kan vi legge opptaket ut åpent, eller bare dele det med medlemmer? Får artistene en kopi? Hva skjer hvis noen trekker samtykket sitt etterpå? Det er bedre å bestemme dette i forkant enn å diskutere det når videoen er ferdig redigert.

Skriv svarene inn i tillatelsen. Hvis artisten får en kopi av det ferdige opptaket, nevn det. Hvis opptaket bare skal brukes internt eller til arkiv, skriv det. Jo mer konkret formuleringen er, desto færre uklarheter får du.

Husk også at tillatelsen gjelder det som faktisk er avtalt. Skal du bruke utdrag i en annen sammenheng enn først planlagt, må du spørre på nytt. Det virker kanskje omstendelig, men det bygger tillit, og de fleste artister setter pris på at du spør.

• Åpen deling eller lukket gruppe
• Kopi til artistene
• Hva som skjer ved tilbaketrekking

En kort sjekkliste å ta med deg

Når du har gått gjennom stegene over, kan du samle dem i en enkel liste som følger planen hele veien til konsertdagen. Listen er ikke ment som en erstatning for å tenke selv, men som en påminnelse når dagene blir travle og mange ting skjer samtidig.

Kryss av for hvert punkt først når du faktisk har svaret i hånden. Et løfte om at noe skal komme, er ikke det samme som en bekreftelse. Ha listen på papir i opptaksmappen, slik at den er tilgjengelig også når nettet svikter ved spillestedet.

Gå gjennom listen sammen med en annen i teamet dagen før. En ekstra person ser ofte det du selv har oversett, for eksempel en gjesteartist som kom med sent i programmet.

• Arrangør har bekreftet skriftlig
• Alle artister har gitt tillatelse
• Deltakere på scenen har samtykket
• Publikum er informert
• Bruk og varighet er avtalt

Rettighetssjekken er ikke en hindring, men en del av håndverket. Når arrangør, artister og deltakere vet hva som skal skje og har sagt ja, kan du konsentrere deg om kamera og lyd i stedet for å bekymre deg for hva som kommer etterpå. Bruk en halvtime på oversikten, innhent skriftlige svar i god tid, og ta vare på dokumentene samlet. Da står du trygt, og opptaket blir noe alle involverte kan stå inne for.