Slik bygger du produksjonsplanen: tidslinje, mannskap og sjekkliste

Hva modul 6 handler om

Modul 6 er stedet der de fem foregående modulene møtes. Du har lært å sjekke rettigheter, plassere kameraer, hente lyd, synkronisere og bruke lydprøver til å teste utstyret. Nå skal alt dette samles i ett dokument som en arrangør kan lese uten å ha vært med på kurset. Det er selve produksjonsplanen, og den er kursets avsluttende oppgave.

I høst har jeg brukt mye tid på å finpusse denne modulen. Mange deltakere kan filme bra, men sliter med å gjøre arbeidet forståelig for andre. En plan som bare du selv forstår, hjelper lite når tre frivillige skal rigge opp en lørdag formiddag og du står i en annen del av salen.

Planen består av tre hoveddeler: en tidslinje, en oversikt over mannskap og en sjekkliste. Hver del har sin egen jobb, og sammen gir de arrangøren trygghet for at opptaket er styrt og at ingen må gjette hvem som gjør hva.

• Tidslinje fra tilgang til lokalet til nedrigg
• Mannskap med ansvar og kontaktpunkt
• Sjekkliste som arrangøren kan krysse av

Tidslinjen: start fra konserten og regn bakover

Den vanligste feilen er å starte tidslinjen ved rigging. Jeg anbefaler å starte ved konsertens oppstart og regne bakover. Når åpner dørene, når er lydprøven, når må kameraene stå klare, og hvor lang tid trenger du til å teste lydfeeden fra miksebordet? Svarene gir deg et tidspunkt for når du må ha tilgang til lokalet.

Legg inn romslige buffere. Utstyr som fungerte i går, kan oppføre seg annerledes i en sal med andre strømforhold. Jeg ber deltakerne sette av ekstra tid til feilsøking og skrive den inn som en egen linje, slik at arrangøren ser at den er planlagt og ikke tilfeldig.

Tidslinjen bør også dekke tiden etter opptredenen. Sikring av filer, kontroll av at alle kort er tomme for andre formål og avtalt tidspunkt for nedrigg hører med. Når alt står på ett ark, blir det lettere å si fra tidlig hvis noe må flyttes.

• Regn bakover fra konsertens oppstart
• Sett av egen tid til feilsøking
• Ta med sikring av filer og nedrigg

Mannskap: hvem gjør hva, og hvem bestemmer

I små produksjoner er mannskapet ofte tre eller fire personer, og flere av dem er frivillige. Da må planen være tydelig på roller. Hvem betjener hvilket kamera, hvem har kontakten med lydteknikeren, og hvem tar beslutningen hvis en vinkel må endres underveis? Skriv navn og telefonnummer ved hver rolle.

En enkel regel jeg bruker i undervisningen, er å utpeke én produksjonsleder. Det trenger ikke være den mest erfarne, men den som har oversikten og kan svare arrangøren. Uten en slik person ender spørsmål gjerne hos feil mottaker, og små avvik vokser seg større enn de trenger.

Husk også samtykke. Planen bør vise hvem som har ansvar for at tillatelsene fra deltakerne er på plass før opptaket, slik Modul 1 har vist. Det hører hjemme i mannskapsdelen like mye som i sjekklisten, fordi noen faktisk må følge det opp.

• Én produksjonsleder med tydelig mandat
• Navn og telefon ved hver rolle
• Eget ansvar for samtykke fra deltakere

Sjekklisten arrangøren faktisk bruker

Sjekklisten er den delen arrangøren oftest blar til først. Den bør være kort nok til å leses på ett minutt og konkret nok til at hvert punkt kan besvares med ja eller nei. Unngå formuleringer som «sørg for god lyd». Skriv heller «lydfeed fra miksebord testet og nivå kontrollert før dørene åpner».

Del listen etter tidspunkt, ikke etter tema. Det som skal være klart dagen før, står øverst, så det som skal være klart ved dørene, og til slutt det som gjelder etter konserten. Da kan arrangøren følge den som en lineær rekke og trenger ikke lete.

Jeg ber deltakerne teste sjekklisten på en annen person før de leverer. Hvis den som leser, må spørre hva et punkt betyr, er punktet for upresist. Denne lille øvelsen avslører overraskende mange svake formuleringer og gjør sluttproduktet merkbart bedre.

• Hvert punkt kan besvares med ja eller nei
• Sorter etter tidspunkt, ikke tema
• La en annen lese listen før den leveres

Slik arbeider du med modulen

Du starter med en scene og et tenkt arrangement, gjerne et du kjenner fra før. Deretter bygger du planen del for del, og jeg gir skriftlig tilbakemelding underveis. Du bruker det du har laget i de tidligere modulene, for eksempel kameraplassering fra Modul 2 og lydfeed fra Modul 3, og får dem til å henge sammen.

Det er ikke ment som en prøve du kan stryke på. Målet er at du sitter igjen med en plan du kan bruke i et virkelig oppdrag. Mange deltakere forteller at de har lånt deler av den i senere samarbeid med lokale arrangører, og det er akkurat slik den er tenkt.

Kurset forutsetter at du har gjennomført de foregående modulene, siden planen bygger direkte på dem. Du trenger ikke dyrt utstyr for å følge modulen, men du bør ha tilgang til en scene eller et lokale du kan bruke som utgangspunkt.

Det jeg ser etter når jeg leser planene

Når jeg gjennomgår innleverte planer, leter jeg først etter rekkefølge og sammenheng. Henger tidslinjen sammen med mannskapslisten, og dekker sjekklisten det som tidslinjen lover? Ofte oppdager deltakerne selv hull når de leser planen med friske øyne etter noen dager.

Dernest ser jeg på språket. En god plan er skrevet for en arrangør som ikke er videofotograf. Fagord forklares kort første gang de brukes, og avkortinger holdes til et minimum. Det gir en plan som tåler å bli videresendt til andre.

Til slutt ser jeg på om planen er ærlig om det den ikke dekker. Hvis noe ikke er avklart, for eksempel en tillatelse som ennå mangler, skal det stå tydelig som åpent punkt. Det er langt bedre enn å skjule det, og arrangøren setter pris på åpenheten.

• Sammenheng mellom tidslinje og mannskap
• Språk som en arrangør forstår
• Åpne punkter merket tydelig

En god produksjonsplan er ikke lang, men den er ryddig. Den viser når ting skjer, hvem som har ansvar og hva som må være på plass. Det er også her rettigheter og samtykke blir synlige for arrangøren. Modul 6 gir deg øvelsen i å samle det hele, slik at neste opptak starter med en plan alle kan lese.