Produksjonsplanen for vinterens konserter: slik rigger du den nå

Hvorfor høsten er tiden for å planlegge

Når oktober er i gang, begynner kalenderen å fylle seg med julekonserter, korkvelder, vinterfestivaler og lokale scener som flytter inn i mindre rom. Det er nå planen bør lages, ikke uken før. I modul 6 på kurset lager deltakerne en komplett produksjonsplan med tidslinje, mannskap og sjekkliste for arrangøren, og høsten er en god anledning til å bruke den på et ekte arrangement.

Jeg har sett det gjentatte ganger: en plan som skrives sent, blir en liste over det som allerede er bestemt, ikke et verktøy for å bestemme noe. En plan som skrives tidlig, avdekker spørsmål mens det fortsatt er tid til å svare. Hvem eier rettighetene? Hvem har gitt samtykke? Hvor kan et kamera stå uten å blokkere nødutgangen? Slike spørsmål krever dager, ikke minutter.

Tidslinjen: bygg den bakover fra døråpning

Start med tidspunktet publikum slippes inn, og regn bakover. Lydprøven må være ferdig før dørene åpner, og kameraene må stå klare før lydprøven begynner, ellers får du ikke testet bilde og lyd sammen. Sett av tid til at utstyr kommer inn fra kalde biler og får temperatur, for kondens på linser og i kabler er en klassisk høstfeil.

Legg inn buffer mellom hvert punkt. En tidslinje hvor alt skal gå på minuttet, holder ikke første gang noen kommer for sent eller et batteri viser seg å være halvt ladet. Jeg anbefaler å skrive tidslinjen i klokkeslett, ikke i varighet, slik at alle på mannskapslisten leser det samme.

Del tidslinjen i fire faser: innlasting, oppsett og test, selve opptredenen og nedrigging. Hver fase får en ansvarlig, og den personen skal kunne si fra når fasen er ferdig.

• Innlasting og strøm kontrolleres først
• Lydprøve før dørene åpner
• Buffer på minst femten minutter mellom fasene

Mannskapet: færre folk, tydeligere roller

Mange vinterarrangementer er små og drives av frivillige. Da er det bedre med tre personer som kjenner rollen sin enn seks som venter på beskjed. Skriv ned hvem som styrer kamera, hvem som følger lydfeeden fra miksebordet, og hvem som er kontaktpunkt mot arrangøren og artistene under kvelden.

Hver rolle trenger en stedfortreder, spesielt om høsten når forkjølelser går rundt. Planen bør si hvem som overtar hva, og den som overtar må ha sett oppsettet på forhånd. Det høres selvsagt ut, men det er sjelden gjort. En kort gjennomgang med hele mannskapet dagen før er nok til å fange det meste.

Sjekklisten: rettigheter og samtykke først

Sjekklisten til arrangøren åpner med rettigheter, ikke med utstyr. Før noe kamera settes opp, må det ligge klart at opptaket er autorisert, at avtalene med de som opptrer er på plass, og at deltakerne har gitt samtykke. Er du usikker på ett av punktene, flyttes opptaket ikke fram, det utsettes til svaret er klart.

Deretter følger de praktiske punktene: strøm og forlengere, gaffateip og kabelbroer, reservebatterier, minnekort med nok plass, og en enkel plan for hvor opptakene lagres og hvem som får tilgang. Lag sjekklisten slik at den kan avkrysses fysisk, på papir, med penn. Det fungerer også når nettet ligger nede i et kjellerlokale.

• Autorisasjon og samtykke dokumentert skriftlig
• Strøm, batterier og lagringsplass kontrollert
• Lagring og tilgang til opptakene avklart

Vinterspesifikke forhold som sprekker planen

Kulde påvirker batterier raskt, så ha reserver i lomma og ikke i vesken ute i bilen. Mørke lokaler gir mer støy i bildet, og det kan bety at kameraposisjonene må ligge nærmere scenen enn du har tenkt. Skriv det inn i planen som en forutsetning, ikke som en overraskelse på kvelden.

Mange rom har dårlig akustikk når de fylles med yttertøy og folk. Lydnivået endrer seg fra lydprøve til konsert, og planen bør derfor legge inn en kontroll av nivåer rett etter at publikum er på plass. Snø og glatt føre kan forsinke transport, så legg inn en ekstra halvtime for utstyr som kommer langveis fra.

Etter opptredenen: avslutning som også er planlagt

En god plan slutter ikke når siste låt er spilt. Den beskriver nedrigging, kontroll av at alle kort og filer er sikret, og en kort tilbakemelding med mannskapet mens detaljene er ferske. Hva fungerte, hva tok lengre tid enn ventet, hva bør endres neste gang?

Noter svarene rett i planen. Neste produksjon starter da med en forbedret mal i stedet for et blankt ark. Over en sesong blir det en samling erfaringer som arrangøren faktisk kan bruke, og det er det vi øver på i modul 6.

Produksjonsplanen er verktøyet som gjør at resten av kurset henger sammen: rettigheter, kameraer, lyd og synkronisering får hver sin plass i tid og blant folk. Bruk høsten til å lage den, test den mot et lite arrangement, og skriv inn det du lærer. Da står du bedre rustet når vintersesongen for alvor begynner.